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Wer wir sind und wie wir arbeiten
Facility Service Rhein Main betreut Wohn- und Gewerbeobjekte im Rhein-Main-Gebiet mit festen Objektbetreuern, dokumentierten Einsätzen und einer geregelten Störungsannahme. Diese Seite beschreibt, wie wir arbeiten, wo unsere Grenzen liegen und woran Sie uns im laufenden Betrieb messen können.
Worauf es bei der Betreuung ankommt
Ob ein Objekt gut betreut wird, entscheidet sich am einzelnen Objekt: Wer betritt das Grundstück, wie oft, zu welcher Zeit? Wer nimmt eine Störung an, und wie erfahren Sie, was daraus geworden ist? Wer darf eine Reparatur ohne Rückfrage beauftragen, und bis zu welchem Betrag? Diese Punkte lassen sich nachprüfen, sobald der erste Monat gelaufen ist.
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Deshalb beschreibt diese Seite, wie wir arbeiten. Was wir nicht leisten, steht weiter unten, vollständig und ohne Umschreibung.
Woran Sie uns messen können
Diese sechs Punkte stehen in jedem Betreuungsvertrag und lassen sich ab dem ersten Monat nachhalten.
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Fester Objektbetreuer
Ihr Objekt wird von einer benannten Person betreut, nicht von einem wechselnden Team. Ihr Ansprechpartner ist der Inhaber Bilal Challal, erreichbar unter 0172 5651342. Name und Nummer hängen zusätzlich als Aushang im Objekt.
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Geregelte Vertretung
Bei Urlaub, Krankheit oder Ausfall übernimmt eine namentlich benannte Vertretung, die die Objektakte kennt. Den Wechsel erfahren Sie, bevor er wirksam wird, nicht hinterher.
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Einsätze mit Datum und Uhrzeit
Jeder Einsatz wird mit Datum, Beginn, Ende, abgearbeiteten Positionen und Abweichungen erfasst. Die Übersicht schicken wir in dem Rhythmus, den wir im Betreuungsvertrag vereinbaren, an die von Ihnen benannte Adresse.
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Benannte Freigabegrenze
Bis zu der Freigabegrenze je Vorgang, die wir mit Ihnen vereinbaren, führen wir Kleinreparaturen ohne Rückfrage aus. Darüber holen wir eine schriftliche Freigabe ein, auch wenn das einen Tag kostet.
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Erreichbarkeit mit Zeitangabe
Die Störungsannahme ist Montag bis Freitag von 8 bis 17 Uhr unter 0172 5651342 besetzt. Wie Störungen außerhalb dieser Zeiten angenommen werden, legen wir im Betreuungsvertrag fest. Zeiten, die dort nicht stehen, sagen wir nicht zu.
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Trennung von Eigenleistung und Fachfirma
Vor Vertragsbeginn steht schriftlich fest, welche Arbeiten unsere Leute ausführen und welche eine Fachfirma übernimmt. Diese Liste ändern wir nicht stillschweigend.
Warum wir nur im Rhein-Main-Gebiet arbeiten
Unser Einsatzgebiet reicht von Frankfurt am Main als Zentrum bis Wiesbaden, Mainz, Hanau und Darmstadt. Weiter nicht.
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Der erste Grund ist die Anfahrt. Ein Wasseraustritt, eine ausgefallene Heizungsanlage oder ein vereister Hauseingang verträgt keine 90 Minuten Fahrzeit. Wer Räum- und Streupflichten übernimmt, muss vor dem Morgenverkehr am Objekt sein, und an einem Frostmorgen an mehreren nacheinander. Das geht nur mit kurzen Wegen zwischen den Objekten.
Der zweite Grund ist Wiedererkennung. Ein Betreuer, der ein Objekt seit Monaten kennt, sieht den neuen Riss im Treppenhaus, die feuchte Stelle an der Übergabestation, den abgesackten Gullydeckel. Das lässt sich in kein Leistungsverzeichnis schreiben. Es entsteht nur, wenn immer dieselbe Person kommt.
Anfragen deutlich außerhalb des Gebiets sagen wir ab. Das ist uns lieber als ein Turnus, den wir im Winter nicht halten.
Was wir selbst ausführen und was eine Fachfirma übernimmt
Die Trennung folgt einer Frage: Verlangt die Arbeit einen Nachweis der Fachkunde, eine Zulassung oder eine besondere Ausrüstung? Wo das so ist, führen wir nicht selbst aus, sondern beauftragen, terminieren, geben Zutritt und prüfen die Rückmeldung gegen den Auftrag.
- Kleinreparaturen im Gebäude
- Wir selbst: Türschließer einstellen, Leuchtmittel tauschen, Schlösser und Beschläge wechseln, Silikonfugen erneuern, Bodenabläufe freilegen, Beschilderung ersetzen, Kleinteile an Briefkastenanlagen und Türen.
- Elektrische Anlage
- Fachfirma. Wir wechseln Leuchtmittel und setzen eine Sicherung nach Sichtprüfung einmal zurück. Arbeiten an Verteilung, Leitungen und fest installierten Betriebsmitteln sowie die wiederkehrende Prüfung führt ein Elektrofachbetrieb aus; wir terminieren und legen das Protokoll in die Objektakte.
- Heizung, Lüftung, Trinkwasser
- Fachfirma für Wartung und Instandsetzung. Wir lesen Zähler ab, kontrollieren Anlagendruck und Vorlauftemperatur nach Vorgabe, spülen selten genutzte Entnahmestellen nach Plan und melden Abweichungen. Probenahmen am Trinkwasser nimmt eine dafür zugelassene Stelle vor.
- Aufzug
- Wartung durch die vertraglich gebundene Wartungsfirma, Prüfung durch eine zugelassene Überwachungsstelle. Wir führen die Sichtkontrolle im Turnus, halten Notruf und Schacht frei von Ablagerungen, melden Störungen und sind bei Prüfterminen vor Ort.
- Außenanlagen
- Wir selbst: Rasen-, Hecken- und Strauchpflege, Laub, Wildkraut auf Wegen und Belägen, Pflanzflächen, Kontrolle von Wegen, Stufen und Einfassungen. Arbeiten in der Baumkrone und Fällungen übernimmt ein Fachbetrieb für Baumpflege; für die Sichtkontrolle von Bäumen orientieren wir uns an der FLL-Baumkontrollrichtlinie.
- Winterdienst
- Wir selbst, auf den im Plan aufgeführten Flächen, im vertraglich festgelegten Bereitschaftszeitraum und zu den vereinbarten Kontrollzeiten. Flächen, die nicht im Plan stehen, räumen wir erst nach schriftlicher Erweiterung des Plans, damit jederzeit klar ist, wer für welche Fläche einsteht.
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- Reinigung
- Wir selbst: Treppenhaus- und Unterhaltsreinigung, Glasflächen in erreichbarer Höhe, Müllstandsplätze, Tiefgaragen, Sonderreinigung nach Turnus. Fassadenreinigung, Glasflächen in Höhe und Reinigung nach Wasser- oder Brandschaden führt ein Fachbetrieb mit entsprechender Ausrüstung aus.
- Schädlinge und Gefahrstoffe
- Fachfirma. Wir halten den Befund mit Foto und Datum fest, holen Angebote ein und begleiten die Ausführung. Arbeiten an asbesthaltigen Baustoffen oder künstlichen Mineralfasern führen wir nicht aus.
Wenn etwas schiefgeht
Fehler kommen vor: ein ausgelassener Turnus, eine übersehene Position, eine Reparatur, die nicht hält. Unsere Zusage ist nicht, dass das nie passiert, sondern was dann geschieht.
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Meldung
Sie melden die Beanstandung telefonisch unter 0172 5651342 oder per E-Mail an info@facilityrheinmain.com. Am Telefon nehmen wir sie sofort auf; eine kurze E-Mail dazu hält sie fest, wie es der Vertrag vorsieht. Ein Foto hilft.
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Eingangsbestätigung
Wir bestätigen den Eingang und nennen Ihnen die Person, die den Fall bearbeitet.
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Prüfung am Objekt
Wir sehen vor Ort nach, statt aus der Ferne zu bewerten, und gleichen mit der Einsatzdokumentation ab: Stand die Position im Turnus? Wurde sie ausgeführt? Wann und von wem?
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Nacharbeit
Haben wir die Leistung nicht oder mangelhaft erbracht, arbeiten wir nach und berechnen das nicht. Lag die Ursache außerhalb unserer Leistung, etwa bei Fremdeinwirkung, Materialalter oder Witterung, sagen wir das und legen dar, woran wir es festmachen.
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Rückmeldung und Konsequenz
Sie erhalten eine schriftliche Rückmeldung mit Ursache und Maßnahme. Wiederholt sich eine Beanstandung, ändern wir Turnus, Zuständigkeit oder Leistungsverzeichnis und nicht nur den einzelnen Vorgang.
Was wir nicht übernehmen
Diese Liste steht hier, damit Sie nicht in der zweiten Vertragswoche darauf stoßen.
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Kaufmännische Verwaltung
Keine WEG- oder Mietverwaltung, keine Betriebskostenabrechnung, keine Mieterkommunikation in Vertragsfragen. Aufträge an Fachfirmen erteilen wir nur bis zu der mit Ihnen vereinbarten Wertgrenze, darüber entscheiden Sie. Wir arbeiten für Verwaltungen, wir ersetzen sie nicht.
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Rechtsauskunft
Wir benennen Pflichten, die im Objektbetrieb anfallen, und dokumentieren, was wir davon ausführen. Eine rechtliche Bewertung, etwa zu Räumpflichten, Verkehrssicherung oder Mängelansprüchen, ist das nicht; sie ersetzt keine Rechtsberatung.
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Prüfungen mit vorgeschriebener Stelle
Prüfungen, die eine zugelassene Überwachungsstelle oder eine befähigte Person mit Nachweis verlangen, führen wir nicht durch. Das betrifft unter anderem Aufzüge, Druckanlagen, elektrische Anlagen und Brandschutzeinrichtungen. Wir terminieren sie, halten die Fristen nach und legen die Protokolle ab.
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Arbeiten mit Absturzgefahr und an Sonderanlagen
Keine Arbeiten auf Dachflächen ohne Absturzsicherung, keine Höhenarbeiten ohne Gerüst oder Hubarbeitsbühne, keine Eingriffe an Gasanlagen, keine Arbeiten an Sprinkler- und Brandmeldeanlagen.
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Dauerpräsenz am Objekt
Wir stellen keinen Objektwachdienst und keine durchgehend besetzte Leitstelle. Außerhalb unserer Bürozeiten, Montag bis Freitag von 8 bis 17 Uhr, gilt ausschließlich die im Betreuungsvertrag festgelegte Regelung zur Störungsannahme.
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Sanierung und Bauleitung
Keine Bauleitung, keine Ausschreibung von Sanierungsvorhaben, keine Abnahme von Bauleistungen. Bei Instandsetzungen holen wir Angebote ein, koordinieren Termine am Objekt und prüfen, ob die beauftragte Leistung erbracht wurde.
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Arbeiten ohne Auftrag
Wir führen nichts aus, was weder im Leistungsverzeichnis steht noch freigegeben ist, auch nicht gegen spätere Rechnung. Was zusätzlich nötig ist, melden wir mit Angebot.
Einsatzgebiet
Frankfurt am Main bildet das Zentrum. Von dort betreuen wir Objekte in Offenbach, Neu-Isenburg, Dreieich, Langen, Hanau, Maintal, Rodgau, Obertshausen, Bad Homburg, Oberursel, Kronberg, Eschborn, Wiesbaden, Mainz, Rüsselsheim, Kelsterbach, Hofheim, Darmstadt, Weiterstadt und Mörfelden-Walldorf.
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Ob wir ein Objekt übernehmen, hängt nicht allein vom Ort ab, sondern von der Tourenplanung. Ein Objekt mit Winterdienst und drei Kontrollgängen pro Woche muss in eine bestehende Route passen. Passt es nicht, sagen wir ab und nennen den Grund.
Referenzen und Nachweise
Was Sie vor der Vergabe prüfen können
Welche Nachweise Sie vor einer Beauftragung anfordern und woran Sie die Betreuung am eigenen Objekt messen können.
Nachweise, die Sie vor einer Beauftragung anfordern sollten
Fordern Sie diese Unterlagen von uns ebenso an wie von jedem anderen Dienstleister und prüfen Sie Ausstellungsdatum, Gültigkeit und Deckungssummen selbst. Die folgenden Einordnungen sind allgemein gehalten und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.
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Betriebshaftpflichtversicherung
Prüfen Sie nicht nur, ob eine Police existiert, sondern die Deckungssummen für Personen-, Sach- und Vermögensschäden und vor allem, ob die Risiken Ihres Objekts eingeschlossen sind: Winterdienst, Schlüsselverlust und Schließanlagenschaden, Tätigkeits- und Bearbeitungsschäden, Obhutsschäden. Der Umfang zählt ebenso wie das Ausstellungsdatum.
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Unbedenklichkeitsbescheinigungen
Von Finanzamt, Krankenkasse beziehungsweise Sozialversicherungsträger und Berufsgenossenschaft. Sie belegen, dass Steuern und Beiträge zum Ausstellungsdatum abgeführt waren. Es sind Momentaufnahmen – ein zwei Jahre altes Schreiben sagt nichts über heute.
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Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG
Relevant, wenn beauftragte Leistungen als Bauleistungen im Sinne des § 48 EStG einzuordnen sind. Ohne gültige Bescheinigung kann der Auftraggeber verpflichtet sein, 15 Prozent der Gegenleistung einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Ob eine konkrete Leistung darunterfällt, entscheidet der Einzelfall; verbindlich beantwortet das Ihre Steuerberatung, nicht wir.
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Erklärung zum Mindestlohn
Auftraggeber haften nach § 13 Mindestlohngesetz in Verbindung mit § 14 Arbeitnehmer-Entsendegesetz für die Zahlung des Mindestlohns durch beauftragte Unternehmen. Deshalb lassen sich Auftraggeber die Einhaltung schriftlich erklären. Im Gebäudereinigerhandwerk gilt zusätzlich ein allgemeinverbindlicher Branchenmindestlohn – er liegt über dem gesetzlichen Mindestlohn und ist beim Preisvergleich der häufigste blinde Fleck.
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Gewerberechtliche Eintragung
Gewerbeanmeldung, Registerdaten und vertretungsberechtigte Person, bei Reinigungsleistungen zusätzlich die Eintragung in das Verzeichnis der zulassungsfreien Handwerke nach § 19 HwO – das Gebäudereinigerhandwerk steht in Anlage B1 zur Handwerksordnung.
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Unterweisung und Qualifikation
Nachweis der regelmäßigen Unterweisung der Beschäftigten – die DGUV Vorschrift 1 sieht dafür mindestens einmal jährlich vor – sowie Befähigungsnachweise für eingesetzte Maschinen und benannte Ersthelfer. Wir führen das als Orientierungsrahmen an, nicht als Zertifikat.
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Nachunternehmer
Fragen Sie, ob für einzelne Leistungen ein Fachbetrieb eingesetzt wird, und fordern Sie dessen Nachweise im selben Umfang an. Setzen wir für eine Leistung einen Fachbetrieb ein, benennen wir ihn vorher. Wir geben keinen Auftrag an einen Dritten weiter, den Sie nicht kennen.
Die Referenz, die zählt, ist Ihr eigenes Objekt
Ab dem ersten Monat bekommen Sie Belege über Ihr Objekt. So entstehen sie.
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Bestandsaufnahme
Begehung mit Fotodokumentation und Mängelliste vor dem ersten regulären Einsatz. Damit ist festgehalten, in welchem Zustand wir übernommen haben – das schützt beide Seiten.
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Leistungsverzeichnis
Schriftlich, vor Vertragsbeginn: welche Arbeit in welchem Turnus, in welchem Zeitfenster, nach welcher kommunalen Vorgabe, bis zu welcher Freigabegrenze – und was ausdrücklich nicht enthalten ist.
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Dokumentierte Einsätze
Jeder Einsatz mit Datum, Uhrzeit, ausführender Person und Maßnahme. Beim Winterdienst zusätzlich Witterung, Fläche und Streumittel, weil das die Angaben sind, auf die es im Schadensfall ankommt.
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Bericht
Gebündelt im vereinbarten Rhythmus, dringende Fälle gesondert, ohne auf den nächsten Bericht zu warten. Der Bericht ist so aufgebaut, dass Sie ihn unverändert an Eigentümer oder Beirat weitergeben können.
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Auswertung nach der Startphase
Nach einer Startphase, deren Dauer wir im Vertrag festlegen, setzen wir uns zusammen: Was hält, was nicht, was muss ins Leistungsverzeichnis nachgetragen werden. Wenn es nicht passt, endet die Zusammenarbeit mit der Frist, die im Vertrag vereinbart ist.
Was Sie prüfen können, bevor Sie beauftragen
Fünf Prüfpunkte, die zeigen, wie ein Dienstleister arbeitet – bei uns und bei jedem Wettbewerber.
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Nachweise mit Datum anfordern
Lassen Sie sich die Unterlagen aus dem Abschnitt oben vorlegen und sehen Sie auf Ausstellungsdatum und Deckungssummen. Wer ausweicht oder vertröstet, hat die Frage beantwortet.
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Nach Namen und Telefonnummer fragen
Wer betreut das Objekt, wer vertritt diese Person bei Urlaub und Krankheit, unter welcher Nummer sind beide erreichbar? Eine zentrale Servicenummer ohne Namen ist keine Antwort. Bei uns ist Ihr Ansprechpartner der Inhaber Bilal Challal, Telefon 0172 5651342.
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Leistungsverzeichnis vor Vertragsschluss verlangen
Ein Angebot mit Pauschalpositionen wie „Pflege der Außenanlagen“ ist nicht prüfbar. Turnus, Zeitfenster, Flächen und Abgrenzung gehören vor die Unterschrift, nicht in die erste Beanstandung.
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Mit einem Objekt anfangen
Bei einem Portfolio muss nicht alles auf einmal wechseln. Ein Objekt, eine Saison, dann entscheiden Sie anhand der Dokumentation – nicht anhand eines Verkaufsgesprächs.
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Ausstieg klären
Laufzeit, Kündigungsfrist, Rückgabe von Schlüsseln, Schließplänen und Objektunterlagen bei Vertragsende. Wer den Ausstieg sauber regelt, hat kein Interesse daran, Sie festzuhalten.
Nachgefragt
Häufige Fragen.
Welche Nachweise erhalten wir als Verwaltung?
Was eine Verwaltung im Streitfall braucht, ist der Nachweis, dass eine bestimmte Leistung zu einem bestimmten Zeitpunkt erbracht wurde: Datum, Uhrzeit, Position, ausführende Person. Diesen Nachweis liefern wir je Einsatz. Verlangt Ihre Vergaberichtlinie einen bestimmten formalen Nachweis, klären wir vor dem Angebot, ob wir ihn erbringen können.
Was passiert, wenn unser Objektbetreuer ausfällt?
Die Vertretung ist im Vertrag namentlich benannt und arbeitet mit derselben Objektakte: Turnusplan, Schließung, Anlagenliste, offene Mängel. Den Wechsel sehen Sie im Einsatznachweis, in dem ein anderer Name steht. Zeichnet sich eine längere Vertretung ab, melden wir uns von uns aus und nennen den Zeitraum.
Nächster Schritt
Objekt einschätzen lassen.
Nennen Sie uns Adresse, Objektart und die Leistungen, um die es geht, telefonisch unter 0172 5651342 oder per E-Mail an info@facilityrheinmain.com. Wir sehen uns das Objekt vor Ort an und legen Ihnen ein Leistungsverzeichnis mit Turnusplan und Einzelpreisen vor.
oder anrufen: 0172 5651342 · Montag bis Freitag, 8–17 Uhr
Störung am Objekt? Zum Notdienst