Betriebsorganisation
So betreuen wir ein Objekt, von der Übernahme bis zum Jahresgespräch
Diese Seite beschreibt die Betriebsorganisation hinter der Betreuung: wer was macht, in welchem Turnus, mit welchem Nachweis. Sie ist für Verwaltungen und Eigentümer geschrieben, die einen Wechsel prüfen und wissen wollen, was sich am Montag danach konkret ändert.
Von der Anfrage bis zum ersten Einsatz
Der Ablauf ist bei jedem Objekt derselbe. Die Dauer hängt von Objektgröße, laufenden Verträgen und Kündigungsfristen ab.
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Begehung vor Ort
Wir gehen das Objekt mit Ihnen ab: Treppenhäuser, Keller, Technikräume, Dachzugang soweit gefahrlos möglich, Außenflächen, Müllstandsplatz, Zufahrten und Stellplätze. Ohne Begehung geben wir kein Angebot ab; eine Pauschale nach Quadratmeterzahl aus der Ferne trifft die Lage am Objekt selten.
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Bestandsaufnahme und Objektakte
Wir erfassen Flächen nach Pflege- und Reinigungsart, Anlagen mit Standort, Zugänge, Schließung, Zählerstandorte sowie laufende Wartungsverträge mit ihren Fristen. Ergebnis ist die Objektakte. Sie ist die Grundlage für Turnusplan und Vertretung.
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Leistungsverzeichnis
Jede Position einzeln, mit Turnus, Zeitfenster, Nachweisform, Zuständigkeit und Preis je Einheit. Was nicht darin steht, ist nicht beauftragt. Das gilt in beide Richtungen.
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Turnusplan und Startdatum
Wir legen Wochentage und Zeitfenster fest und stimmen sie mit Abfuhrterminen, Anlieferungen und bei Gewerbeobjekten mit Ihren Betriebszeiten ab. Erst danach nennen wir ein Startdatum.
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Schlüssel- und Zugangsübergabe
Jeder Schlüssel wird mit Nummer, Anzahl und Empfänger quittiert, Codes und Schließmedien werden getrennt dokumentiert. Bei Vertragsende wird dasselbe Protokoll gegengezeichnet.
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Zustandsprotokoll zum Stichtag
Vor dem ersten Einsatz halten wir den Zustand mit Fotos fest: Treppenhäuser, Sockelbereich der Fassade, Grünflächen, Technikräume, bekannte Mängel. Das schützt beide Seiten, wenn später über Zustände gestritten wird, die vor unserem Start bestanden.
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Erster Einsatz und erster Abgleich
Beim ersten Einsatz ist der Objektbetreuer selbst vor Ort. Nach den ersten Einsätzen gleichen wir Einsatznachweise und Turnusplan mit Ihnen ab und korrigieren, was am Objekt in der Praxis nicht aufgeht.
Was in der Objektakte steht
Die Objektakte ist der Grund, warum eine Vertretung nicht bei null anfängt. Sie wird bei jeder Änderung fortgeschrieben und liegt Ihnen auf Anforderung vor.
- Gebäudedaten
- Anzahl Einheiten, Geschosse, Keller- und Dachzugänge, Stellplätze, Flächen nach Reinigungs- und Pflegeart in Quadratmetern, Baujahr soweit bekannt.
- Anlagenliste
- Heizung, Warmwasserbereitung, Lüftung, Aufzug, Tore, Pumpen, Rauch- und Wärmeabzug, Beleuchtungssteuerung. Je Anlage Standort, Hersteller, Baujahr und zuständige Fachfirma.
- Fristenübersicht
- Wartungs-, Prüf- und Ablesetermine mit Fälligkeit und letzter Durchführung. Als Ordnungsrahmen nutzen wir die Systematik der DIN 31051, die Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung unterscheidet; so bleibt erkennbar, was Pflege war und was Reparatur.
- Schließung und Zugänge
- Schließplan, ausgegebene Schlüssel mit Nummern und Empfängern, Codes, Standorte von Schlüsselkästen, Zugangswege für Fremdfirmen.
- Kontakte
- Ihr Ansprechpartner in der Verwaltung, Eigentümer, Hauswart vor Ort soweit vorhanden, Fachfirmen mit Vertragsnummern, Ver- und Entsorger, Nummern für den Notfall.
- Besonderheiten
- Denkmalschutz, Auflagen aus Genehmigungen, bekannte Feuchtestellen, wiederkehrende Ablagerungen am Müllstandsplatz, Themen mit Nachbargrundstücken wie Grenzbepflanzung oder Zufahrtsrechte.
Das Leistungsverzeichnis: was darin geregelt wird
Das Leistungsverzeichnis ist der Teil des Vertrags, den Sie im Streitfall in die Hand nehmen. Deshalb enthält jede Position sechs Angaben. Die Gliederung in technisches und infrastrukturelles Gebäudemanagement orientiert sich an der Systematik der DIN 32736; wir nutzen sie als Ordnungsrahmen, nicht als Nachweis.
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Die Leistung
Die Tätigkeit benannt statt umschrieben. Nicht „Treppenhausreinigung“, sondern: Treppenläufe und Podeste nass reinigen, Handlauf feucht wischen, Geländerstäbe, Fensterbänke, Eingangsmatte, Briefkastenanlage außen.
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Turnus und Zeitfenster
Wie oft, an welchem Wochentag und, wo es darauf ankommt, in welchem Zeitfenster. Bei saisonalen Positionen zusätzlich der Zeitraum. Starker Rückschnitt an Hecken etwa nur außerhalb des gesetzlichen Verbotszeitraums vom 1. März bis 30. September; schonende Form- und Pflegeschnitte bleiben davon unberührt.
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Nachweisform
Wie die Ausführung belegt wird: Eintrag im Einsatznachweis, Foto, Unterschrift, Messwert oder Protokoll der ausführenden Fachfirma.
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Zuständigkeit
Wer ausführt, also Objektbetreuer, Reinigungsteam oder Fachfirma, und wer bei Abwesenheit einspringt.
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Material und Verbrauch
Wer Reinigungsmittel, Streugut, Leuchtmittel und Kleinteile stellt und wie sie abgerechnet werden. Ungeregeltes Material ist der häufigste Streitpunkt in der ersten Saison.
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Abgrenzung
Was ausdrücklich nicht zur Position gehört, mit Verweis auf die Sonderleistung und deren Preis je Einheit oder Stunde.
Turnusplan: was wann passiert
Der Turnusplan bildet das Jahr ab, nicht die Woche. Wöchentliche Positionen wie Reinigung, Kontrollgang und Müllstandsplatz stehen mit festem Wochentag darin. Monatliche Positionen wie Ablesungen, Kontrolle der Technikräume oder Funktionsprüfung der Treppenhausbeleuchtung bekommen eine Kalenderwoche.
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Saisonale Positionen haben einen Zeitraum statt eines Datums. Beim Winterdienst legen wir den Bereitschaftszeitraum und die Uhrzeit der morgendlichen Kontrolle im Leistungsverzeichnis fest; bei anhaltendem Niederschlag folgt eine Nachkontrolle. Grünschnitt richtet sich nach Witterung und Wuchs und wird deshalb als Anzahl der Durchgänge je Saison vereinbart, nicht als Termin.
Änderungen am Plan durch Feiertage, verlegte Abfuhrtermine oder Bauarbeiten am Objekt melden wir vorher und tragen sie nach. Ein ausgefallener Turnus wird nicht berechnet, sondern nachgeholt oder gutgeschrieben. Was davon gilt, entscheiden Sie.
Einsatzdokumentation: was Sie bekommen
Jeder Einsatz wird am Objekt erfasst, nicht abends aus dem Gedächtnis.
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Je Einsatz
Datum, Beginn und Ende, Name der ausführenden Person, abgearbeitete Positionen aus dem Leistungsverzeichnis, Abweichungen mit Begründung.
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Bei Mängeln
Foto mit Datum, Ort im Gebäude, Einschätzung der Dringlichkeit und, wo möglich, die Angabe, ob die Behebung innerhalb der Freigabegrenze liegt.
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Monatsübersicht
Alle Einsätze des Monats, offene Mängel mit Stand, erledigte Mängel mit Datum, Sonderleistungen getrennt von der Grundleistung ausgewiesen. Versandtermin und Empfänger legen wir mit Ihnen fest.
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Zugriff und Aufbewahrung
Die Form der Nachweise und die Aufbewahrungsdauer legen wir im Vertrag fest. Innerhalb dieser Dauer können Sie die Nachweise jederzeit nachfordern, auch für zurückliegende Monate.
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Was nicht darin steht
Keine Bewertung von Bewohnern oder Nutzern und keine Angaben zu Personen, die für die Leistung nicht nötig sind. Wo eine Meldung eine Person betrifft, etwa bei Müll, Lärm oder Sachbeschädigung, halten wir den Sachverhalt fest und überlassen die Bewertung Ihnen.
Störungsannahme: vom Anruf bis zum Abschluss
Die Störungsannahme ist Montag bis Freitag, 8–17 Uhr, unter 0172 5651342 besetzt. Wie Störungen außerhalb dieser Zeiten angenommen werden, legen wir im Betreuungsvertrag fest. Der Ablauf ist in beiden Fällen derselbe.
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Annahme
Wir nehmen auf: Objekt, Ort im Gebäude, was passiert ist, seit wann, Name und Rückrufnummer der meldenden Person. Jede Meldung bekommt eine Vorgangsnummer, auch die telefonische.
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Einordnung
Drei Stufen. Gefahr im Verzug: Wasseraustritt, Ausfall der Heizung in der Heizperiode, blockierter Rettungsweg, Person im Aufzug. Betriebsbeeinträchtigung: defektes Tor, ausgefallene Treppenhausbeleuchtung, verstopfter Abfluss. Routine: alles Übrige. Die Stufe steht im Vorgang und bestimmt die Frist.
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Sofortmaßnahme
Bei Gefahr im Verzug zuerst Schadensbegrenzung: absperren, Medien für den betroffenen Abschnitt abstellen, Bereich sichern, Notbefreiung am Aufzug anfordern. Zuständigkeit und Kosten klären wir danach.
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Eigenleistung oder Fachfirma
Die Entscheidung folgt der Liste aus dem Leistungsverzeichnis, nicht dem Einzelfall. Wird eine Fachfirma nötig, beauftragen wir die im Objekt hinterlegte. Ist keine hinterlegt, holen wir Vergleichsangebote ein, sofern die Lage das zulässt.
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Freigabe
Bis zu der mit Ihnen vereinbarten Freigabegrenze je Vorgang handeln wir ohne Rückfrage. Darüber holen wir Ihre schriftliche Freigabe ein. Bei Gefahr im Verzug führen wir die Sofortmaßnahme auch ohne Freigabe aus und melden sie unverzüglich mit Kostenschätzung. Sofortmaßnahme heißt Sicherung, nicht Instandsetzung.
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Rückmeldung
Die meldende Person erfährt, was veranlasst wurde. Die Verwaltung erhält denselben Stand, auch wenn die Meldung von einem Mieter kam.
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Abschluss
Der Vorgang wird mit Datum, Maßnahme, ausführender Firma und Kosten geschlossen und erscheint in der Monatsübersicht. Offene Vorgänge bleiben dort sichtbar, bis sie erledigt sind.
Wer wofür zuständig ist
Fünf Rollen, eine Liste. Sie steht im Vertrag und am Aushang im Objekt.
- Objektbetreuer
- Ausführung am Objekt, Kontrollgänge, Mängelaufnahme, erster Ansprechpartner für Bewohner und Nutzer vor Ort. Name und Telefonnummer hängen im Objekt aus. Ansprechpartner für Ihr Objekt ist bei uns Inhaber Bilal Challal, erreichbar unter 0172 5651342.
- Vertretung
- Namentlich benannt, kennt die Objektakte, übernimmt bei Urlaub und Krankheit. Der Wechsel wird im Einsatznachweis sichtbar.
- Einsatzleitung
- Turnusplanung, Disposition, Beauftragung von Fachfirmen, Freigaben innerhalb der vereinbarten Grenze und Eskalation an die Verwaltung.
- Verwaltung oder Eigentümer
- Entscheidungen über Kosten oberhalb der Freigabegrenze, Vergabe von Instandsetzungen, Auskunft über Nutzungsänderungen und bauliche Vorhaben am Objekt.
- Fachfirma
- Ausführung und Nachweis der eigenen Leistung. Wir terminieren, geben Zutritt, prüfen die Ausführung gegen den Auftrag und legen das Protokoll in die Objektakte. Die fachliche Verantwortung bleibt bei der ausführenden Firma.
Das Jahresgespräch: was auf dem Tisch liegt
Einmal im Vertragsjahr setzen wir uns mit Ihnen zusammen, nach Möglichkeit am Objekt und vor Beginn der nächsten Winterdienstsaison.
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Einsatzbilanz
Alle Einsätze des Jahres, ausgefallene und nachgeholte Turnusse, Sonderleistungen getrennt ausgewiesen.
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Störungsbilanz
Anzahl und Art der Meldungen, Häufungen nach Ort und Anlage. Drei Störungen an derselben Pumpe sind kein Störungsthema mehr, sondern ein Instandhaltungsthema.
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Offene Mängel
Liste mit Stand, Ursache und Vorschlag: weiter beobachten, im Turnus mitmachen oder beauftragen.
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Instandhaltungsvorschau
Was im kommenden Jahr absehbar ansteht: Anlagenalter, auslaufende Wartungsverträge, fällige Prüfungen. Eine Kostenangabe machen wir nur dort, wo uns ein Angebot vorliegt.
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Anpassung des Leistungsverzeichnisses
Positionen, die sich als zu eng oder zu weit erwiesen haben, werden geändert. Preisanpassungen kündigen wir mit der im Vertrag vereinbarten Frist schriftlich an und begründen sie.
Wechsel von einem anderen Dienstleister
Die meisten Objekte, die wir übernehmen, wurden vorher betreut. Das ist Routine, wenn vier Punkte vor dem Start geklärt sind.
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Kündigungsfrist und Übergabetermin
Unser Vertrag beginnt, wenn der bisherige endet. Schlüssel, Unterlagen und einen laufenden Winterdienst übergeben wir bei einem gemeinsamen Termin vor dem Stichtag; die Zuständigkeit wechselt erst zum Stichtag.
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Schlüssel und Zugänge
Was der bisherige Dienstleister zurückgibt, wird gezählt und quittiert. Fehlt etwas, ist vor unserem Start zu entscheiden, was mit der Schließanlage geschieht.
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Laufende Verträge
Wartungsverträge für Heizung, Aufzug und Tore bleiben in der Regel bestehen. Wir übernehmen die Terminverfolgung, ändern aber keinen Vertrag ohne Ihre Entscheidung.
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Zustand zum Stichtag
Das Zustandsprotokoll mit Fotos entsteht am Übergabetag. Ohne dieses Protokoll lässt sich nach drei Monaten nicht mehr klären, welcher Mangel aus welcher Zeit stammt.
Nachgefragt
Häufige Fragen.
Wie lange dauert es von der Zusage bis zum ersten Einsatz?
Zwei Punkte bestimmen das, und beide liegen nicht bei uns: die Kündigungsfrist beim bisherigen Dienstleister und die Schlüsselübergabe. Unser Teil, also Bestandsaufnahme, Leistungsverzeichnis und Turnusplan, schließt an die Begehung an. Wie lange er dauert, hängt von der Objektgröße ab; den Zeitraum nennen wir Ihnen nach der Begehung. Objekte mit Winterdienst planen wir vor der Saison mit mehr Vorlauf, weil die Touren vor dem ersten Frost stehen müssen.
Bekommen wir die Einsatznachweise digital in unser Verwaltungssystem?
Die Nachweise liefern wir in der vereinbarten Form an eine von Ihnen benannte Adresse. Eine Übergabe in Ihre Verwaltungssoftware richten wir ein, wenn Ihr System einen Import oder eine Schnittstelle dafür hat. Ob das möglich ist, klären wir vor Vertragsbeginn und nicht danach.
Was passiert, wenn eine Reparatur über der Freigabegrenze liegt und wir nicht erreichbar sind?
Wir sichern und stoppen: absperren, Wasser oder Strom für den betroffenen Abschnitt abstellen, Bereich kennzeichnen. Die Instandsetzung führen wir nicht ohne Freigabe aus. Jeder Erreichbarkeitsversuch wird mit Uhrzeit im Vorgang festgehalten. Für genau diese Fälle nehmen wir auf Wunsch eine zweite freigabeberechtigte Person in den Vertrag auf.
Nächster Schritt
Objekt einschätzen lassen.
Nennen Sie uns Adresse und Objektart, das bestehende Leistungsverzeichnis gern per E-Mail: Wir sehen uns das Objekt an und legen Ihnen Turnusplan, Nachweisform und Einzelpreise vor, bevor Sie irgendetwas kündigen, unter 0172 5651342 oder info@facilityrheinmain.com.
oder anrufen: 0172 5651342 · Montag bis Freitag, 8–17 Uhr
Störung am Objekt? Zum Notdienst